Предварительная настройка организации для проведения торгов

Предварительно или в процессе работы с ЭТП организатор может настроить следующие параметры проведения процедур:

1. Критерии оценки участника;

2. Требования к документам участника;

3. Указание контактных лиц по торгу;

4. Настройка хода торгов по умолчанию;

5. Настройка аттестационных и тендерных комиссий;

6. Создание шаблона согласования;

7. Создание анкеты.

Набор параметров для настройки может отличаться в зависимости от конфигурации площадки.

Критерии оценки

Каждая заявка на участие в торговых процедурах, как правило, оценивается по тем или иным критериям. Эти критерии задаются в торге при его создании.

В разделе личного кабинета «Критерии оценки» можно создать и изменять список таких критериев.

Доступные действия при работе с критериями:

• Создание новых критериев;

• Редактирование существующих;

• Удаление не использующихся критериев;

• Объединение критериев в логические группы:

  • Создание группы критериев;

  • Настройка параметров критерия.

Создание критериев

Для работы со справочником критериев следует перейти в раздел личного кабинета «Организация торгов» пункт «Критерии оценки». Создание нового критерия происходит по нажатию на кнопку «Критерий оценки процедур»:

Откроется диалоговое окно, где будет предложено ввести название критерия, его тип и фактор определения ранга:

Тип критерия определяет, какое значение можно будет ввести участнику в поле рядом с названием критерия.

• Целое число - участнику будет доступен ввод только чисел без дробной части (например, количество квалифицированных специалистов для выполнения конкретной работы). Этот критерий не участвует при определении суммы по ценовым критериям.

• Число - любое число, в том числе с дробной частью (например, объем поставки). Этот критерий не участвует при определении суммы по ценовым критериям.

• Дата - выбирается дата из календаря (например, дата поставки товара, исполнения договора).

• Цена - любое не отрицательно число с двумя знаками после запятой. Этот критерий участвует при определении суммы по лоту или позициям, если таковые имеются (стоимость за единицу продукции, доставки, материалов и пр.). Применяется к позиции или к лоту в целом.

• Строка - поле, заполняемое любыми символами. Как правило, применяется, если требуется развернутое описание (например, материально-техническое состояние участника, кадровое состояние, предпочтительность условий поставки).

• Логический - критерий, который однозначно определяется и может иметь только два значения «да» или «нет» (например, наличие опыта выполнения подобных работ, наличие аналогов товара, отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков).

• Сумма - критерий, который определяет итоговую стоимость по позициям и лотам, на основе введенных данных в критерии с типом «Цена» (например, сумма по позиции, сумма по лоту). Этот критерий рассчитывается автоматически, участник не может его изменить на этапе приема заявок.

• Справочник - участнику будет доступен выбор значения из справочника. Существующие в системе справочники доступны для редактирования Оператору площадки в разделе «Управление системой» пункт «Классификаторы» (например, виды экономической деятельности, регион). Этот критерий не участвует при определении суммы по ценовым критериям.

• Рейтинг контрагента - автоматически вычисляемый критерий на основе оценок аттестации и опросов. Данный тип критерия доступен, если в системе подключен функционал рейтингов.

Фактор определения ранга - задает, каким образом оценивать полученное значение критерия. «Минимум» означает, что чем меньше указано значение показателя, тем выше будет оценен критерий. «Максимум» соответственно наоборот -- чем выше значение, тем больше будет оценка по критерию.

Любой созданный критерий после сохранения добавляется в список всех критериев. При создании процедуры или редактировании проекта извещения, критерии из справочника будут доступны для добавления в торг, лот, позицию.

Редактирование и удаление критериев

Редактирование критерия доступно со страницы «Критерии оценки». Переход к редактированию осуществляется путем нажатия ссылки в его названии.

Если какой-то из критериев не используется, его можно удалить: отметить галкой в списке критериев, затем нажать кнопку «Удалить». В случае если выбранный для удаления критерий уже используется в каком-то торге, удалить его нельзя. Система выдаст об этом предупреждение.

Объединение критериев в логические группы

Критерии, для повторного использования в различных процедурах, можно объединить в группу. Для перехода к работе с группами на станице «Критерии оценки» следует нажать кнопку «Группы критериев». На открывшейся странице отобразится список созданных групп и кнопка для редактирования.

Добавление группы критериев

Для создания новой группы критериев следует нажать кнопку «Добавить».

Откроется страница редактирования новой группы: указывается наименование группы, и добавляются критерии по кнопке «Выбор критериев» (выбор по одному) или «Выбрать группу критериев» (добавляется сразу группа критериев, которая уже создана). По нажатию на каждую из этих кнопок откроется диалоговое окно со списком всех доступных значений. Выбранные значения добавятся в список создаваемой группы.

Для каждого критерия указываются параметры:

• Ввод значения: в торге, в лоте, в позиции. Указывается только одно из этих значений, которое показывает, для какого объекта доступен критерий при создании торга.

• Описание - указывается описание использования для критерия.

• Обязательный - определяется обязательность заполнения критерия участником в составе заявки на участие;

• Кем заполняется - доступные варианты Участником или Организатором. В случае заполнения критериев Участником, критерии показываются в заявке на участие на этапе Приема заявок по торгу, Организатором -- критерии показываются на этапе рассмотрения заявок (допуск/отклонение заявки). Редактирование значения критерия доступно для соответствующей роли. Просмотр списка критериев, заполняемых организатором, не доступен для участников.

Также около каждого критерия доступны кнопки редактирования порядка в списке и удаления из списка (стрелка вверх, стрелка вниз, крестик).

После окончания работы над группой необходимо нажать кнопку «Сохранить».

Группы критериев будут доступны для добавления на странице торга, лота, позиции.

Не использующуюся группу критериев можно удалить: выбрать группу и нажать кнопку «Удалить».

Требования к документам

На этапе редактирования торгов можно добавить требование к документам, которые участник будет обязан приложить к своей заявке на участие. Если для оценки заявок по разным процедурам необходимо использовать типовой пакет документов, его можно предварительно создать в справочнике документов и использовать при создании торга.

Доступные действия при работе со справочником документов:

• Создание новых требований к документам;

• Редактирование существующих требований;

• Удаление требований;

• Объединение требований к документам в группы.

Для работы со справочником требований к документам следует перейти в раздел личного кабинета «Организация торговых процедур» пункт «Требования к документам».

Создание требований к документам

Работа с требованиями к документам осуществляется в разделе «Требования к документам» личного кабинета. Создание нового типа документа происходит по нажатию на кнопку «Добавить»:

Требуется ввести только наименование типа документа и сохранить его:

Редактирование и удаление требования к документам

Редактировать название типа документа можно по нажатию на ссылку в его наименовании.

Если какой-то из типов документов не используется, его можно удалить, отметив галкой в списке типов документов, и нажав на кнопку «Удалить».

Объединение документов в группу

Для создания типового пакета документов, можно объединить документы в группы документов. При создании процедур можно будет добавить всю группу, не выбирая по отдельности документы из списка. Для перехода к работе с группами на станице «Требования к документам» следует нажать кнопку «Группы документов». На открывшейся странице отобразится список созданных групп.

Для создания новой группы документов следует нажать кнопку «Добавить».

Откроется страница редактирования новой группы. На ней необходимо указать наименование группы и добавить документы в список по кнопке «Выбрать». По нажатию на кнопку откроется диалоговое окно со списком всех доступных типов документов. Отмеченные галкой и выбранные пункты списка добавятся в список создаваемой группы.

При необходимости добавленные документы можно отметить галкой и нажать кнопку «Удалить»:

После окончания редактирования группы документов, для сохранения изменений, следует нажать кнопку «Сохранить».

По умолчанию документы группы являются обязательными для прикрепления в составе заявки на участие. Параметр обязательности можно изменить, нажав на ссылку в названии типа документа и отметив/сняв соответствующую галку. Так же обязательность типа документа можно изменить на этапе создания и редактирования торга, перейдя по ссылке в наименовании добавленного в торговую процедуру документа.

Отредактировать состав группы документов можно в любое время, перейдя по ссылке в названии группы документов.

В случае если какая-то группа документов не используется, ее можно удалить, отметив группу на странице «Группы документов» и нажав на кнопку «Удалить»:

Группы документов будут доступны для добавления на странице торга и лота в разделе «Требования к документам участника».

Добавление контактных лиц по торгу

При создании нового торга можно указать контактные лица - тех сотрудников компании, у которых участники могут проконсультироваться по любым вопросам об условиях участия в торге.

Контактное лицо - одна из ролей сотрудников компании. Она может быть назначена пользователю как отдельно, так и сочетаться с другими ролями.

Назначать и изменять роли в организации может только администратор компании.

Для добавления учетной записи новому сотруднику необходимо перейти на страницу «Моя организация», в разделе «Сотрудники организации».

При нажатии на кнопку «Добавить» откроется страница для заполнения информации о новом пользователе. Если контактное лицо будет общаться с участниками только по телефону и электронной почте, при этом не планируется его работа внутри системы, можно не задавать для него логин. Для этого необходимо снять галку «Может входить в систему».

После заполнения и сохранения обязательной информации, пользователь будет создан, и система предложит задать для сотрудника роли. Следует отметить галочкой роль «Контактное лицо» и сохранить изменения:

Таким же образом можно назначать и снимать роль контактного лица у других сотрудников. Такие сотрудники будут доступны для указания в качестве контактных лиц при создании торга.

После публикации торга у контактных лиц будут показаны имя, фамилия, контактный номер телефона и электронная почта.